Outlook Signatur ändern

Outlook-handtekening wijzigen - zo doe je dat!

Microsoft Outlook-handtekening wijzigen - snel en gemakkelijk uitgelegd!

Hoe verander je de Outlook handtekening? Vroeger, toen alle brieven nog op papier werden verstuurd, mocht de zogenaamde afscheidsformule onder geen beding ontbreken. Iets als „Met vriendelijke groeten“ of „Hoogachtend“ en een persoonlijke handtekening was een must. Maar wie zegt eigenlijk dat dit vandaag de dag niet meer zou mogen in e-mailcorrespondentie? Als je met Microsoft Outlook werkt, bijvoorbeeld in Windows 11 of Windows 11 Home, kun je eenvoudig een Outlook-handtekening maken en deze op elk moment wijzigen.

Moet ik een Outlook-handtekening maken?

Dat hangt ervan af of je een puur persoonlijke of een zakelijke e-mail schrijft. In de zakelijke sector is een handtekening sinds 2007 verplicht voor e-mails. Dit betekent dat voor zelfstandigen, freelancers of bedrijven, zodra ze een factuur of offerte per e-mail versturen, dezelfde informatie als in een impressum moet worden opgenomen als afzenderinformatie. Deze minimumgegevens zijn verplicht:

  • Naam van het bedrijf
  • volledige naam van de eigenaar
  • adres voor betekening

Gelukkig kan dit bijna in een handomdraai met Microsoft Outlook 2021. En een mooi bedrijfslogo, een kant-en-klare handtekening of zelfs een portret van de afzender kunnen ook vrij eenvoudig worden geïntegreerd wanneer je de Outlook-handtekening wilt maken.

En dit is hoe het wordt gedaan

In de volledige versie van Microsoft Outlook 2019 Multilanguage met het besturingssysteem Windows 11 Pro of Windows 11 Pro N kunnen handtekeningen bijvoorbeeld automatisch worden toegevoegd aan alle uitgaande e-mails. Het is ook mogelijk om een handtekening toe te voegen aan individuele e-mails. Als je een Outlook-handtekening wilt wijzigen, ga je op dezelfde manier te werk:

  • Open eerst een nieuw e-mailbericht.
  • Selecteer de optie„Handtekening“ in het menu „Bericht „.
  • Selecteer onder „Handtekening bewerken“de optie „Nieuw“.
  • Geef de handtekening een naam in het dialoogvenster „Nieuwe handtekening“.
  • Gebruik Handtekening bewerken“ om de persoonlijke afscheidsformule te schrijven. Het lettertype, de lettergrootte, de tekstuitlijning en de kleur kunnen eenvoudig worden gespecificeerd. Als u de Outlook-handtekening later wilt wijzigen, kan elk afzonderlijk punt ook later worden bewerkt.
  • Selecteer met de optie„Standaardhandtekening selecteren“ in het vervolgkeuzemenu „E-mailaccount“ eerst de overeenkomstige account waaraan de handtekening moet worden toegewezen.

Tip: Elk e-mailaccount in Outlook, bijvoorbeeld in Windows 11 Education, kan zijn eigen individuele handtekening krijgen. Hoe individueler en specifieker deze zijn, hoe persoonlijker de ontvangers zich aangesproken voelen. In een zakelijke context kan dit een professioneler effect hebben.

  • Als alle berichten een handtekening moeten krijgen, selecteert u een van de handtekeningen in het vervolgkeuzemenu „Nieuwe berichten“ .
  • Als je niet wilt dat alle nieuwe berichten automatisch een handtekening krijgen, klik je gewoon op (geen)
  • Als de handtekening ook getoond moet worden op antwoordberichten of vooruitgestuurde berichten, selecteer dan een geschikte handtekening onder„Antwoorden/Voorgaande berichten“.
  • Als dit niet nodig is, selecteer dan de standaardoptie ( geen).

Handtekening handmatig één voor één toevoegen

Als je hebt besloten om niet automatisch een handtekening aan elke e-mail toe te voegen, kun je nog steeds achteraf een handtekening, adres, afbeelding, enz. aan individuele e-mails toevoegen. Selecteer een individuele e-mail en kies de optie „Handtekening“ op het tabblad „Bericht“. In het vervolgmenu kan nu elke aangemaakte handtekening worden geselecteerd om onder het individuele bericht te worden weergegeven.

Afbeelding, logo en handtekening toevoegen

Met Microsoft Outlook kan ook een handtekening met afbeeldingen worden gemaakt of de Outlook-handtekening kan dienovereenkomstig worden gewijzigd onder Windows 11 Enterprise en Windows 11 Pro for Workstation.

  • Selecteer hiervoor Handtekening> Handtekeningen in een nieuwe e-mail.
  • Klik in het veld „Handtekening selecteren om te bewerken op de handtekening die moet worden voorzien van een logo, een afbeelding of van de gedigitaliseerde handtekening (als afbeelding).
  • Selecteer nu een overeenkomstig afbeeldingsbestand op de pc met het pictogram Afbeelding en koppel het aan de handtekening door op „Invoegen“ te klikken.
  • Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding onder het tabblad „Grootte“ om de oppervlakte van de afbeelding aan te passen.

Tip: Als het selectievakje „Beeldverhouding vergrendelen“ is ingeschakeld, blijven de beeldverhoudingen behouden.

Kopafbeelding: ©monticellllo, stock.adobe.com


Word und Excel verknüpfen

Outlook, Word en Excel koppelen

Outlook, Word en Excel koppelen - zo werkt het!

In dit artikel laten we je zien hoe je Microsoft Outlook, Word en Excel kunt koppelen. Of het nu voor privé- of zakelijk gebruik is – de Office Suite op de pc vergemakkelijkt veel werkprocessen en maakt een nette presentatie van een grote verscheidenheid aan documenten mogelijk. Microsoft Word kan worden gebruikt om opgemaakte teksten te maken, Microsoft Excel is het topprogramma voor spreadsheets, berekeningen en gegevensverwerking. En tot slot wordt Microsoft Outlook gebruikt om alle e-mails te beheren en afspraken te organiseren met behulp van de geïntegreerde agenda.

Word en Excel koppelen

In het dagelijkse kantoorleven is het vaak nodig om een tabel te integreren in een Microsoft Word-document. Deze kan ofwel in het programma zelf worden gemaakt – of eenvoudig worden gekoppeld aan een tabel in Microsoft Excel. Om dit te doen, open je eerst het overeenkomstige Excel-bestand. Markeer nu de tabel of individuele secties van de tabel en kopieer ze met het toetsenbordcommando „CTRL+C“. Open vervolgens het Microsoft Word-document waarin de tabel of delen ervan moeten worden ingevoegd. Plaats nu de cursor op de plaats waar de tabel moet verschijnen. Met het toetsenbordcommando „CTRL+V“ kun je de tabel nu precies daar plaatsen. Het nadeel is echter dat je de tabel nu alleen kunt wijzigen met de functies van Microsoft Word. Het is handiger om een Excel-koppeling in Word te kunnen invoegen. Hoe Word koppelen met Excel:

  • Selecteer eerst de bijbehorende tabel in Microsoft Excel en kopieer deze met de sneltoets.
  • Klik in het Microsoft Word-document op de pijl onder „Invoegen“ in het tabblad „Start“ en selecteer „Inhoud invoegen“ in het vervolgkeuzemenu.
  • Klik in het nieuwe venster op „Koppeling invoegen“.
  • Selecteer vervolgens „Microsoft Excel-werkmapobject“ in het menuvenster en bevestig met „Ok“.
  • Wijzigingen die nu zijn aangebracht in de tabel in Microsoft Excel verschijnen automatisch in het Microsoft Word-document.

Microsoft Outlook koppelen met Word en Excel

Met een Microsoft account is het eenvoudig om de functies van alle drie de tools te harmoniseren. Zo kunnen niet alleen Excel-koppelingen in Word worden ingevoegd. Maar ook taken, afspraken en wijzigingen kunnen door verschillende medewerkers op verschillende eindapparaten worden bekeken. De eerste stap is het voorbereiden van de werkbalk voor snelle toegang.

  • Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een symbool in de werkbalk.
  • Selecteer de optie „Werkbalk voor snelle toegang aanpassen“. Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend (afhankelijk van het geselecteerde programma in Microsoft Word of Microsoft Excel).
  • Selecteer in het item „Werkbalk Snelle toegang“ in de navigatiebalk in het lijstveld „Opdrachten selecteren“ het item „Opdrachten die niet in het lint zijn opgenomen“.
  • Klik op „Microsoft Outlook-taak maken“ in de lijst en activeer het.

Een van de voordelen van deze optie is dat het document dat via Microsoft Outlook wordt verzonden op de oorspronkelijke pc blijft. Voordat het wordt verzonden, kan het worden „vrijgegeven“ of „vergrendeld“ zodat bewerken door anderen wordt voorkomen of mogelijk wordt gemaakt. Op deze manier kunnen taken snel en zonder moeite worden verdeeld door van programma te wisselen. Het is zinvol om taken te verdelen als er bijvoorbeeld aan een Word-document of een Excel-spreadsheet wordt gewerkt. En de medewerker moet bijvoorbeeld op de hoogte worden gebracht van een actuele wijziging van de deadline. Dan hoeft deze nieuwe taak niet eerst te worden aangemaakt in Microsoft Outlook. In plaats daarvan kan hij direct worden weergegeven in het document waaraan wordt gewerkt. Als er geen andere taken aan het document zijn gekoppeld, kan het naar alle of afzonderlijke contactpersonen uit het adresboek in Outlook worden verzonden – zonder dat het programma hoeft te worden gewijzigd. Nieuwe ontvangers kunnen ook op elk moment worden toegevoegd met de tabelfunctie.

Tip: Werken met markeerstiften in Microsoft Word-documenten

Als meerdere mensen samenwerken aan een Microsoft Word-document, is het zinvol om bijzonder belangrijke tekstpassages te markeren met markeerders. Dergelijke markeringen maken het mogelijk om bepaalde tekstgedeelten snel terug te vinden, vooral in een uitgebreid document of een gedeelde map die is gedeeld met Outlook. Eerder niet betrokken contactpersonen kunnen hier dan bijvoorbeeld als taak verder aan werken of wijzigingen aanbrengen.

Header Image: © Prima91, stock.adobe.com


Outlook Mails sortieren

Outlook e-mails automatisch sorteren - zo werkt het!

Outlook e-mails automatisch sorteren - zo werkt het!

Kantoorbeheer zonder Outlook? Bijna ondenkbaar! Van het ontvangen en versturen van e-mails tot agendabeheer en het bijhouden van taken tot het opslaan van alle contactgegevens, het programma in Microsoft Office 365 op Windows 11 is een echte duizendpoot. Maar wat veel mensen niet weten: Je kunt met Outlook ook e-mails sorteren en Outlook e-mails automatisch verplaatsen.

Outlook e-mails sorteren

Om het overzicht niet te verliezen in de overvolle mailbox, kun je met Microsoft Outlook 2019 Outlook mails sorteren op grootte. Maar ook op afzendernaam, gelezen of ongelezen berichten, onderwerp of datum. Als je Outlook mails op grootte wilt sorteren, is de procedure heel eenvoudig:

Outlook mails sorteren op grootte

  • Klik in de inbox eerst op „Filter“ in het bovenste gedeelte.
  • Nu verschijnen er verschillende opties onder „Sorteren op“, selecteer hier „Grootte“.

Outlook e-mails sorteren op onderwerpregel

Met het programma kun je e-mails niet alleen sorteren op grootte en andere opties, maar ook op bepaalde trefwoorden in de onderwerpregel. Maak hiervoor eerst een submap aan waarin elke inkomende mail met dit trefwoord in de onderwerpregel automatisch wordt gearchiveerd. Voorwaarde hiervoor is natuurlijk dat de afzender dit trefwoord ook kent en gebruikt, zodat Microsoft Outlook 2019 herkent dat het deze mail moet sorteren.

  • Klik op de betreffende mail en selecteer het tabblad „Start“.
  • Klik vervolgens op „Regels“ en selecteer de optie „Regel maken“.
  • Activeer in de subsectie „Als een inkomend bericht aan alle voorwaarden voldoet“ in het dialoogvenster „Regel maken“ de optie „Onderwerp bevat“.
  • Voer het trefwoord in het bijbehorende tekstveld in.
  • Ga nu naar de subsectie „Het volgende uitvoeren“ en selecteer de aangemaakte en benoemde submap onder „Verplaats item naar map“.
  • Druk op de knop „OK“ en beantwoord de controlevraag met Ja.

Outlook e-mails automatisch verplaatsen

Met honderden mails die in korte tijd binnenkomen, kan er snel verwarring ontstaan. Een functie van Microsoft Outlook 2019 als onderdeel van Microsoft Office 365 in Windows 11 helpt om duidelijkheid en orde te scheppen. Dit is de optie om bepaalde Outlook mails automatisch te verplaatsen naar eerder aangemaakte submappen met de bijbehorende namen.

  • Klik eerst met de rechtermuisknop op de e-mailmap.
  • Er verschijnt een contextmenu. Selecteer de optie „Nieuwe map“.
  • Elke nieuwe map moet nu een eigen naam krijgen.

Om de individuele Outlook mails te kunnen sorteren zodat ze automatisch in de juiste mappen worden geplaatst volgens de specificaties, moeten er een paar regels worden ingesteld:

Outlook e-mails automatisch naar mappen verplaatsen

Als je bijvoorbeeld alle Outlook e-mails van een bepaalde afzender automatisch naar mappen wilt verplaatsen, klik dan eerst op een willekeurige mail van deze afzender.

  • Selecteer de optie „Regels“ op het tabblad „Start“.
  • Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie „Altijd berichten verplaatsen van (naam)“.
  • Selecteer nu de corresponderende, eerder benoemde submap in het dialoogvenster „Regels en meldingen“ en klik op de knop OK.

Meer tips

Tijdverschuivende verzending: Met Microsoft Outlook 2019 kun je mails ook op een later tijdstip versturen. Selecteer hiervoor het tabblad „Opties“, ga naar de knop „Verzending uitstellen“ en selecteer de datum en tijd in het dialoogvenster. Klik vervolgens zoals gewoonlijk op „Verzenden“. Automatisch doorsturen: Voordat u een e-mail verzendt, klikt u op de knop „Opties“ en selecteert u „Direct beantwoorden aan“. Voer vervolgens de gewenste ontvanger in bij „Functies voor doorsturen“. De antwoordmail wordt nu automatisch naar de geselecteerde ontvanger gestuurd – bijvoorbeeld naar een collega als je zelf op vakantie bent. E-mails terughalen: Als u per ongeluk een e-mail hebt verzonden, kunt u deze bewerken met de knop „Acties“. Nadat u op de betreffende e-mail hebt geklikt, selecteert u de optie „Dit bericht terugroepen“. Selecteer vervolgens „Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen“ of „Ongelezen kopieën vervangen door een nieuw bericht“. Nu wordt de mail bij de ontvanger verwijderd of vervangen door een gecorrigeerde of uitgebreide mail. Dit werkt echter alleen als de ontvanger het oorspronkelijke bericht nog niet heeft geopend.

Kopafbeelding: © Leowolfert, stock.adobe.com


Microsoft Outlook Kalender freigeben Beitragsbild

Microsoft Outlook: Agenda's delen - Duidelijk uitgelegd

Microsoft Outlook: Agenda's delen - duidelijk uitgelegd

Om de coördinatie van team- of groepsafspraken aanzienlijk te vereenvoudigen, kun je de agenda delen in Microsoft Outlook. De voorwaarde hiervoor is een Microsoft Exchange account. Maar ook als je zo’n account niet hebt, zijn er handige alternatieven. Je kunt kiezen uit drie verschillende opties: ⦁ Agenda delen ⦁ Agenda per e-mail versturen ⦁ Online publiceren

Kalender delen

Hiervoor moet de persoon of personen met wie de agenda gedeeld en gebruikt moet worden ook een Microsoft Exchange account hebben. Dit is hoe het werkt: Open het agendagebied in Outlook:

Klik op „Kalender delen„, er wordt een nieuw venster geopend. Voer in het veld „Aan“ het e-mailadres in van de persoon die toegang moet hebben tot de agenda. Om ook toestemming te hebben om de agenda van de ontvanger te bekijken, vink je het vakje „Toestemming vragen om de ‚Agenda‘ van de ontvanger te bekijken“ aan. Klik vervolgens op „Verzenden“ en verstuur de uitnodiging voor vrijgave. Als de agenda die gedeeld moet worden niet de standaard agenda is, maar een agenda die je zelf hebt gemaakt, klik dan met de rechtermuisknop op de naam van de agenda in het navigatiegebied en selecteer de optie „Deel [agendanaam]„. Als u een agenda wilt weergeven die door een collega is gedeeld, klikt u op „Agenda openen“ en selecteert u „Adres selecteren“ in het vervolgkeuzemenu. Selecteer het gewenste adres en geef de agenda van de collega weer naast je eigen agenda:

Kalender per e-mail versturen

Als je geen Microsoft Exchange account hebt, kun je de Outlook agenda ook per e-mail versturen. De agenda wordt als momentopname in de bijlage verzonden en tegelijkertijd in de berichttekst weergegeven. klik op „Agenda per e-mail verzenden„:

Selecteer in het nieuw geopende venster de gewenste kalender en voer het datumbereik in van de kalender die moet worden weergegeven aan de ontvanger. Indien nodig kun je nog meer instellingen opgeven. Klik ten slotte op „Ok„.

Kalender online publiceren

De tweede manier om een agenda te delen zonder een Microsoft Exchange account is door deze online te publiceren. Dit houdt in dat je de agenda publiceert op het internet op Office.com, waarvoor een gratis registratie vereist is. Klik op „Online publiceren“ en vervolgens op „Publiceren op Office.com„:

In het nieuw geopende venster kun je de gewenste kalender selecteren, evenals het datumbereik en andere instellingen, vergelijkbaar met het verzenden van de kalender per e-mail. Bevestig de wijzigingen met „Ok„. In het volgende venster kun je aangeven wie toegang moet hebben tot de agenda. Nadat de uitnodigingen zijn verzonden, worden de ontvangers per e-mail geïnformeerd dat de agenda is gepubliceerd.

Koptekst afbeelding: © dennizn, stock.adobe.com


Een mailbox toevoegen aan Outlook - zo eenvoudig is het

Een mailbox toevoegen aan Outlook - zo eenvoudig is het

In de loop der jaren zijn er talloze e-mailadressen bijgekomen – meestal onbedoeld, maar om zowel professionele als privéredenen en omstandigheden. Dit is omslachtig en het is gemakkelijk om ze uit het oog te verliezen of, in het ergste geval, die ene e-mail die je nu nodig hebt gewoon niet te vinden. Als je de nieuwe e-mails van al deze adressen wilt controleren, hoef je niet op elk adres afzonderlijk in te loggen. Het programma Outlook biedt de mogelijkheid om meerdere mailboxen te verzamelen, zodat je een overzicht hebt van al je elektronische post. We laten je zien hoe eenvoudig het is om mailboxen aan Outlook toe te voegen. Zo eenvoudig is het: Gelukkig is het instellen van een ander e-mailaccount in Outlook vrij eenvoudig:

  • Selecteer Bestand, het tabblad Informatie en klik vervolgens op „Account toevoegen„.

  • Voer nu de naam van de gebruiker, het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord in.

    • Bevestig de gegevens met „doorgaan„.
    • Outlook controleert vervolgens de ingevoerde gegevens op juistheid

.

  • Als alles correct is, is het installatieproces voltooid.
  • Klik ten slotte op „Voltooien“ en de nieuwe mailbox wordt toegevoegd.

Let op: Als je te veel mailboxen met grote hoeveelheden gegevens hebt toegevoegd, kan dit leiden tot aanzienlijke prestatieschommelingen met Outlook – en ook met andere providers. Het is dan raadzaam om onbelangrijke gegevens regelmatig te verwijderen en belangrijke bestanden op te slaan op bijvoorbeeld een (externe) harde schijf.

Gedeelde mailbox in Outlook

Met gedeelde postbussen kunnen bepaalde groepen mensen eenvoudig e-mails bekijken en versturen met behulp van een openbare e-mailalias zoals „info@xy.com“ of „kontakt@xy.com“. Als een persoon in de groep antwoordt op een bericht, is de afzender van de e-mail de gedeelde mailbox en niet de individuele gebruiker. Bovendien kan de gedeelde mailbox functioneren als een gedeelde teamagenda. Zo eenvoudig is het:

  • Selecteer in Outlook het tabblad Bestand in de ribbon.
  • SelecteerAccountinstellingen en vervolgens Accountinstellingen in het menu.

  • Selecteer het tabblad „E-mail“.
  • Controleer of de juiste account is gemarkeerd en selecteer vervolgens„Wijzigen“.

  • Selecteer verder„Instellingen“ > „Geavanceerd“ > „Toevoegen“.

  • Voer het gedeelde e-mailadres in, selecteer„OK“ en
  • Volgende > Voltooien > Sluiten.

Een gedeelde mailbox is echter niet ontworpen voor direct inloggen. Het gebruikersaccount voor de gedeelde mailbox zelf moet de status„disabled“ behouden.

Outlook verbinden met Exchange

Op een bestaand POP3 of IMAP account kun je een Microsoft Exchange account instellen in Microsoft Outlook 2019. Het is zo eenvoudig als dit:

  • Selecteer Bestand, klik op het tabblad Informatie en klik vervolgens opAccount toevoegen.

  • Voer het e-mailadres van het nieuwe Microsoft Exchange 2019-account in, klik op„Geavanceerde opties“, activeer de optie„Ik wil mijn account handmatig configureren“ en klik vervolgens op„Verbinden„.

  • Selecteer het accounttype„Exchange

De computer maakt nu verbinding met de Microsoft Exchange-servers. Het volgende bericht wordt weergegeven: „Door een nieuw Microsoft Exchange-account toe te voegen, hebt u de locatie voor sommige van uw nieuwe e-mailberichten en agenda-informatie gewijzigd.“

  • Klik op„OK„.

U wordt gevraagd Autodiscover toestemming te geven om Microsoft Outlook namens u in te stellen.

  • Klik op„Autoriseer„.
  • Voer het wachtwoord in en klik op„OK„.

Het venster Account Setup Completed wordt weergegeven.

  • Klik op„OK„.

De Microsoft Exchange-account is nu ingesteld en klaar voor gebruik. Als je al een profiel hebt gemaakt voor een Microsoft Exchange-account in Microsoft Outlook 2019 en een extra Microsoft Exchange-account wilt gebruiken, moet je hiervoor een nieuw profiel maken.

Kopafbeelding: © IB Photography, stock.adobe.com