Microsoft Teams gids - de belangrijkste functies uitgelegd!

Digitalisering maakt compleet nieuwe bedrijfsmodellen mogelijk en zorgt tegelijkertijd voor een revolutie in de manier waarop werknemers met elkaar communiceren en samenwerken. Microsoft Teams biedt ondersteuning als onderdeel van Office 365 – en je kunt ook externe services integreren. Online vergaderingen, groepschats en het gezamenlijk bewerken van documenten behoren tot de standaardfuncties die talloze voordelen bieden voor zowel werkgevers als werknemers, vooral in tijden van Corona. Hoe je efficiënt kunt samenwerken met Teams en welke functies de applicatie te bieden heeft, wordt hieronder uitgelegd.

Gratis bij Corona

In het gratis basistarief kan Microsoft Teams in theorie zonder meer worden gebruikt, terwijl sommige essentiële functies echter slechts gedeeltelijk of helemaal niet zijn inbegrepen. Met het oog op de huidige Corona-pandemie biedt Micosoft momenteel zijn anders in rekening te brengen Teams-pakketten gratis aan – tot 2021. Iedereen die zich momenteel aanmeldt bij Teams krijgt automatisch een gratis licentie van de anders in rekening te brengen functies.

De belangrijkste functies

Office 365

Omdat de Office 365-apps direct zijn opgenomen in Microsoft Teams, kunnen de vertrouwde Office-documenten in realtime en tegelijkertijd worden bewerkt met collega’s en projectpartners. Dit maakt samenwerking transparanter. Met een van de betaalde abonnementen is de Office-suite beschikbaar als desktopversie.

Integratie van zakelijke apps

Meer dan 250 zakelijke apps kunnen worden geïntegreerd in Microsoft Teams. Hieronder vallen bijvoorbeeld Trello of Evernote, waarmee je direct projecten kunt plannen of gedeelde notities kunt maken. Software voor het maken van enquêtes is ook inbegrepen. Met behulp van apps kun je Teams uitbreiden met praktische tools voor bijvoorbeeld projectbeheer of communicatie.

Conferentiegesprekken

Door een doorontwikkeling van Skype biedt Teams nu ook audio- en videochats. Met de vergaderfunctie kunnen vergaderingen puur digitaal plaatsvinden. Selecteer hiervoor een kanaal uit de lijst aan de linkerkant en klik op het camerasymbool onderaan het tekstveld van de chat. Indien nodig kan er bovenaan een kort onderwerp aan het gesprek worden toegevoegd. Klik op „Nu bespreken“ om de vergadering te starten. Zodra het gesprek bezig is, ontvangen de deelnemers van het Teams-kanaal een melding en kunnen ze beslissen of ze willen deelnemen aan de videoconferentie.

Chatten

Microsoft Teams heeft standaard een eigen chatfunctie in het repertoire. De chats, waaraan maximaal 50 mensen kunnen deelnemen, kunnen worden gestructureerd in groepen en categorieën voor meer duidelijkheid.

Nieuwsfeed

Om gemakkelijk informatie te delen met de werkgroep is er de nieuwsfeed. Deze is gestructureerd zoals een social media feed en toont chronologisch het laatste nieuws over de werkgroep of het project.

Personalisatie

Tekstgrootte, spatiëring of formaat, maar ook achtergronden en gezichtsfilters kunnen naar wens worden aangepast of in teams worden toegevoegd. Indien gewenst kunnen teksten ook worden voorgelezen en video’s kunnen worden voorzien van live ondertiteling. Bovendien kunnen bots en tools worden gebruikt om Teams verder te personaliseren en aan te passen.

Cloud opslag

Geüploade bestanden worden door teams gedeeld via een cloud. In de basisversie heeft de cloud tien GB opslagruimte, terwijl de betaalde versies meer dan een TB opslagruimte bieden plus nog eens tien GB opslagruimte per aangeschafte licentie.

Maak team

Ga linksonder naar „Lid worden of team maken “ en selecteer „ Team maken “ – „Maak een team vanaf nul“ of maak een „Team van een bestaande Office 365-groep of een bestaand Office 365-team“.
Nadat u het teamtype hebt opgegeven, voert u de naam en beschrijving van het team in en genereert u het team via „Aanmaken“.

Kanalen en leden toevoegen

Klik op het tabblad „Leden“ op „Lid toevoegen“, voer dan het e-mailadres in en geef aan of de persoon lid of gast mag zijn. Klik vervolgens op „Toevoegen“.
Om een persoon uit te nodigen voor Microsoft Teams, klik je linksonder op „Mensen uitnodigen“.
Selecteer de methode die je wilt gebruiken om de persoon te bereiken. Ga naar het tabblad „Kanalen“ en klik op „Kanaal toevoegen“.
voerde „Kanaalnaam“ en „Beschrijving“ in en bepaal of het een standaardkanaal of een besloten kanaal moet zijn. Klik dan op „Toevoegen“.

Team verlaten of team verwijderen

Klik op het driestippensymbool naast de teamnaam en ga naar „Team verlaten“. Bevestig ten slotte met „Team verlaten“.
Als enige eigenaar van het team kun je het alleen verwijderen. Klik hiervoor op het drie-punt-symbool en vervolgens op „Team verwijderen“. In het volgende dialoogvenster bevestig je dat alles wordt verwijderd en klik je op „Verwijderen“.