Microsoft Office - Werkstroom optimaliseren met Word
Microsoft Office - Workflow optimaliseren met Word
Sinds Corona is het onderwerp thuiskantoor ook in Duitsland in opmars. Veel werkgevers hebben ontdekt dat hun werknemers niet per se op kantoor hoeven te zitten om bepaalde taken af te ronden. Dit werkt natuurlijk alleen als in het thuiskantoor dezelfde software wordt gebruikt als in het bedrijfskantoor. Office-pakketten van Microsoft worden heel vaak gebruikt. Vooral het programma Word wordt vaak gebruikt in het thuiskantoor. Hoe optimaliseer je de workflow ermee, hoe voorkom je Gegevensverlies en hoe de Microsoft Office download veilig werkt, leggen we hier uit.
Effectiviteit in het thuiskantoor
Wie in een kantoor aan huis werkt, kan de balans tussen werk en privéleven verbeteren. Op voorwaarde dat ze een paar regels ter harte nemen: Werkplek: bureau en stoel moeten net zo ergonomisch zijn als op kantoor. Een aparte kamer in huis zou het beste zijn, of op zijn minst een plek waar veel rust is zodat de workflow niet voortdurend wordt verstoord. Dagelijks ritme: Hoewel het ritme van werk en thuis flexibeler kan worden ingedeeld, moet er toch een duidelijke structuur zijn. Het begin en einde van het werk moet duidelijk gedefinieerd zijn en nageleefd worden in het thuiskantoor, evenals de tijden waarop pauzes worden genomen. Duidelijke afspraken over wanneer vergaderingen plaatsvinden en wanneer je telefonisch of per e-mail bereikbaar bent, horen hier ook bij. Pauzes: Ook op kantoor aan huisgelden de wettelijke pauzeregels. Tijdens pauzes kun je een wandeling maken, het kantoor luchten of uitrusten met een snack en een kop koffie. Daarna is het werk des te effectiever. Contacten met collega’s: Het is belangrijk om contact te houden en uit te wisselen met collega’s, zelfs alsje thuis bent. Bijeenkomsten als zogenaamde dag- of weekbladen, regelmatige telefoongesprekken en videoconferenties houden je op de hoogte en doen je goed. Werkapparatuur: Thuiswerken werkt meestal met PC-werkstations. Hier is het cruciaal om een goede computer en vooral de juiste software te hebben. Met de verschillende pakketten van Microsoft Office kunnen de meeste werkzaamheden heel goed worden gedaan. De Microsoft Office downloadversie Microsoft Office 2019 Home and Business is het meest geschikt. Als er al oudere Microsoft Office downloads geïnstalleerd zijn, kan het de moeite waard zijn om in ieder geval het tekstprogramma te updaten . Microsoft Word 2010 biedt alles wat nodig is voor het invoeren en bewerken van tekst.
Na het downloaden van Microsoft Office
Nadat de juiste software is geïnstalleerd, is het tijd om werkstromen te optimaliseren met Microsoft Word 2010 . Om gegevensverlies te voorkomen, is het essentieel om documenten in de cache op te slaan. Microsoft Word 2010 maakt automatisch herstelbestanden aan. Hoe vaak dit gebeurt kan individueel worden ingesteld. Klik hiervoor op „Opties“ in het hoofdmenu en vervolgens op „Opslaan“. Onder „Informatie automatisch herstellen alles opslaan“ kan de tijdsinterval voor het opslaan worden ingesteld. Tip: Met de Microsoft cloudopslag OneDrive zijn gegevens toegankelijk vanaf alle apparaten met een geschikte app. Een ander beveiligingsaspect om gegevensverlies te voorkomen. Teksten kunnen worden bewerkt met Word nadat de Microsoft Office downloaden en vervolgens verschijnen op een document dat dienovereenkomstig is ingesteld. Selecteer hiervoor de functie „Dicteren“ onder „Start“ en spreek in een geschikte microfoon. Onder „Configuratiescherm“ en „Gebruiksgemak“ kan het menu-item „Spraakherkenning“ zelfs worden gebruikt om de pc zo in te stellen dat deze volledig zonder toetsenbord en muis kan worden bediend. Als een woord of een hele zin in een tekst moet worden vervangen of verwisseld, kan dit heel eenvoudig worden gedaan met de sneltoets „Ctrl + H“. Als je deze twee toetsen tegelijk indrukt, wordt er een venster met twee velden geopend. In de bovenste regel kan nu het woord worden ingevoerd. In het onderste veld „Vervangen door“ voert u de term in die moet worden vervangen. Als je alleen een uitdrukking in het document zoekt, blijft het onderste veld leeg en klik je op „Zoeken“.
Kopafbeelding: © maglara, stock.adobe.com
Microsoft Office - Uw privacy verbeteren
Microsoft Office - hoe je je privacy kunt verbeteren
Privégebruikers, maar vooral werknemers in bedrijven, moeten aandacht besteden aan gegevensbescherming en hun privacy beschermen als ze werken met Microsoft Office 2019 Home and Student of Home & Business of Microsoft Office 2019 Professional. Het bedrijf biedt zelf verschillende opties precies voor dit doel. Dus als je een nieuwe Microsoft Office is het goed om deze tips op te volgen.
Microsoft Office kopen - deze versies zijn beschikbaar
De verschillende Microsoft Office 365 opties zijn subscription-only systemen. De situatie is anders met Microsoft Office 2019. Hier worden de verschillende pakketten aangeboden voor eenmalige aankoop.
Deze functies zijn inbegrepen in de versies:
Microsoft Office 2019 Thuis en Studenten is de slankste versie van allemaal. Deze bevat alleen de basistoepassingen Word voor tekstverwerking en tekstopmaak, Excel voor spreadsheets en berekeningen, en PowerPoint voor presentaties. Microsoft Office 2019 Home & Business is zowel geschikt voor particuliere gebruikers als voor kleine bedrijven en zelfstandigen. Naast de basistoepassingen bevat dit pakket ook Outlook, de organizer voor kantoor, waarmee e-mails kunnen worden aangemaakt die met de geïntegreerde agenda direct kunnen worden georganiseerd, bijvoorbeeld voor vergaderingen of afspraken. Microsoft Office 2019 Professional is – zoals de naam al doet vermoeden – bedoeld voor professioneel gebruik in bedrijven. Deze versie overtuigt onder andere met twee extra functies: Publisher is de lay-outsoftware waarmee publicaties zoals flyers, brochures, uitnodigingen, catalogi en dergelijke professioneel kunnen worden gemaakt. Access maakt het mogelijk om databasetoepassingen te maken en te beheren. De databases kunnen worden gemaakt als apps voor de pc of als applicaties voor de browser en kunnen na voltooiing gemakkelijk toegankelijk worden gemaakt voor anderen.
Gegevens beschermen in Microsoft Office 2019
PC-toepassingen moeten veilig zijn en het niet gemakkelijk maken voor toegang van buitenaf. Het beschermen van gegevens en het waarborgen van privacy heeft daarom de hoogste prioriteit! Microsoft biedt hiervoor zowel lokale instellingsopties als groepsbeleid, waarmee de instellingen voor beveiliging lokaal worden uitgevoerd. Het eerste wat u moet doen is de cloudverbinding controleren. Als er bijvoorbeeld gevoelige gegevens worden opgeslagen in OneDrive, kan de gegevensbeveiliging snel worden geschonden. De controle vindt plaats onder het menu-item „Account“ in het tabblad „Bestand“. Hier kun je zien welk gebruikersaccount een gebruiker gebruikt en voor welke cloudopslagkoppelingen er bestaan. Daarnaast bepalen de beleidsregels welke beveiligingsinstellingen van toepassing moeten zijn op Microsoft Office 2019. Let op: Office 2016 verschijnt vaak als de huidige versie in de instellingen. Deze opmerking kan worden genegeerd, omdat Microsoft Office 2019 exact dezelfde configuraties bevat. De instellingen hiervoor worden gemaakt via
- Computerconfiguratie
- Beleid
- Administratieve sjablonen en gebruikersconfiguratie
- Beleid
- Administratieve sjablonen
- Microsoft Office 2016
- Beveiligingsinstellingen
Zie [/vc_column_text ]
- Gebruikersconfiguratie
- Beleid
- Administratieve sjablonen en gebruikersconfiguratie
- Beleid
- Administratieve sjablonen
- Microsoft Office 2016
- Privacy
- Vertrouwenscentrum
- Gebruikersconfiguratie
- Beleid
- Administratieve sjablonen
- Microsoft Outlook 2016
- Beveiliging
- Vertrouwenscentrum
De instellingen Beveiliging / Automatisch downloaden van afbeeldingen beperken bepalenhoe Outlook te werk moet gaan bij het downloaden van afbeeldingen van internet.
Denk ook aan de macro's voor bescherming!
Vooral voor netwerken zijn macro’s (aaneenschakelingen van commando’s in een toepassingsprogramma) een niet te onderschatten gevaar. De reden: Office-programma’s voeren acties uit via een externe code. Dit creëert de mogelijkheid dat gegevens kunnen worden bekeken of zelfs gestolen door onbevoegden. Het Trust Centre biedt configuratieopties die bepalen hoe Office moet reageren. Alles hierover is te vinden onder het menu-item Macro-instellingen. Als macro’s geen handtekening hebben, worden ze door Office-programma’s geblokkeerd. Voor groepsbeleid moeten de instellingen hiervoor worden gemaakt met de volgende stappen:
- Gebruikersconfiguratie
- Beleid
- Administratieve sjablonen
- Microsoft Office 2016
Let op: Voor elke Office-applicatie moeten aparte instellingen worden gemaakt.
Privacy-instellingen in het vertrouwenscentrum
Het vertrouwenscentrum is toegankelijk via het tabblad Bestand en het menuonderdeel Opties. Onder Instellingen voor het Trust Center vind je de menuoptie Privacyopties. Hier kun je verdere instellingen voor gegevensbescherming maken die van toepassing zijn op alle Office-programma’s. Deze omvatten onder andere de selectie van diagnostische gegevens die naar Microsoft worden verzonden of individuele instellingen voor het account en de lokale installatie van Microsoft Office 2019. Tip: De documentcontrole kan worden gebruikt om te bepalen of er gegevens verborgen zijn in een document dat niet bedoeld is voor de ontvanger.
Virussen tegengaan
Als je een nieuwe Microsoft Office wilt kopen, moet je ook nadenken over aanvallen op je gegevens en privacy van buitenaf. Zoals beste virusbescherming voor Windows is Microsoft Defender Antivirus. Het programma scoort met uitgebreide realtime bescherming tegen virussen, malware en spyware in e-mails, apps, de cloud en downloads van internet.
Headerafbeelding: ©MicroOne, stock.adobe.com
Word en Excel koppelen - Tips en trucs
Word en Excel koppelen - Tips en trucs
Als je teksten wilt schrijven en opmaken op je pc, is Word zeker het programma bij uitstek. En als je diagrammen wilt maken en berekeningen wilt uitvoeren, is Microsoft Excel precies goed. Beide zijn samen verkrijgbaar in verschillende pakketten van Microsoft Office. Maar als je tabellen of diagrammen vanuit Excel in Word wilt invoegen, kan dat vervelend zijn – er kan snel een fout in het Microsoft Excel-bronbestand sluipen door een onzuivere aanpassing. Hier laten we zien hoe dit kan worden voorkomen.
Wat Microsoft Excel kan doen
In principe is Microsoft Excel een programma dat gespecialiseerd is in spreadsheets en dat geïnstalleerd kan worden op alle grote apparaten en besturingssystemen. De functies in detail:
- Berekeningen De belangrijkste soorten berekeningen kunnen worden uitgevoerd tussen verschillende cellen en aangevuld met bekende variabelen.
- Grafieken Numerieke tabellen kunnen worden omgezet in visuele gegevens, bijvoorbeeld om resultaten duidelijker weer te geven in een presentatie.
- Kalender Onder andere schema's en terugkerende gebeurtenissen kunnen worden beheerd.
- Voorraadbeheer Lijsten van voorraden en halteplaatsen kunnen worden gebruikt voor automatische berekeningen.
- Tijdregistratie Projecturen, werktijden enz. worden in tabelvorm geregistreerd en opgeteld in het resultaat.
- Formulieren Naast kant-en-klare selectiemogelijkheden kunnen gestandaardiseerde formules voor tal van toepassingsgebieden eenvoudig door de gebruiker worden aangemaakt.
- E-mail lijsten Gestructureerde lijsten met alle relevante gegevens zijn geschikt voor het bijhouden van een overzicht, bijvoorbeeld van ontvangers van nieuwsbrieven.
- Gegevensanalyse Gedetailleerde gegevensrecords kunnen onder andere worden gedownload en opgeslagen in csv-formaat.
- Boekhouding Uitgaven- en budgetplanning, records en prognoses worden automatisch berekend en bijgewerkt.
-
Microsoft Excel integreren in Word - zo werkt het
Om bijvoorbeeld Microsoft Excel tabellen functioneel te koppelen met een Word document, zijn er verschillende stappen nodig:
- In het Microsoft Excel-document wordt het relevante tabelgebied eerst gemarkeerd en gekopieerd naar het klembord.
- Daarna wordt het in het Word-document geplakt op het punt waar de tabel moet verschijnen. Als de tabel al in het juiste formaat is gemaakt, moet "Koppelen en originele opmaak behouden" worden geselecteerd in de invoegopties. Als de tabel nog vrij ontworpen moet worden, is de optie "Koppelen en doelopmaaksjablonen gebruiken" juist.
- De tabbladen "Tabelontwerp" en "Lay-out" kunnen gebruikt worden om het tabelontwerp aan te passen.
Microsoft 365
Met de abonnementsdienst Microsoft 365 abonnementsdienst zijn de nieuwste tools van Microsoft altijd beschikbaar. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Microsoft 365 plannen voor privégebruik en voor bedrijven, onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties. De plannen bevatten de belangrijkste Office desktop apps, maar ook extra online opslag en cloud-verbonden functies voor real-time samenwerking tussen bestanden. De meest gangbare voor persoonlijk gebruik zijn:
- Microsoft 365 Familie voor maximaal 6 personen. Inclusief AI-apps, 1 TB cloudopslag per persoon en geavanceerde beveiliging voor al je apparaten.
- Microsoft 365 Single met dezelfde functies als Family, maar slechts voor één apparaat.
Inbegrepen in alle versies zijn Word, Microsoft Excel, PowerPoint,OneNote, Outlook, Access en Publisher.
Microsoft 365 Mac
Voor Apple gebruikers is Microsoft 365 Macbeschikbaar.Ook hier is het eenvoudig om te werken met Word, Outlook, Microsoft Excel, PowerPoint of OneNote. Microsoft 365 Mac is speciaal ontwikkeld om typische Mac-functies te ondersteunen, zoals de donkere modus, cameratransfer in macOS of Touch Bar.
Microsoft Office 2019 - de betere keuze?
Microsoft Office kopen in plaats van een abonnement? Geen probleem! Voor deze Microsoft Office 2019 ontwikkeld. Voor de Office apps zoals Word, Outlook of Microsoft Excel voor zowel pc als Mac hoef je maar één keer te betalen. Na de aankoop kan de software worden geïnstalleerd of kan de Microsoft Office downloadfunctie worden gebruikt. Nadeel: Er zijn geen upgrades inbegrepen bij de aankoop. Als deze later gewenst zijn, moet een nieuwe hoofdversie van Microsoft Office voor de volle prijs worden aangeschaft.
Koptekstafbeelding: © dennizn, stock.adobe.com
Windows 10 Home of Pro - wat past bij mij?
Windows 10 Home of Pro - wat past bij mij?
De concurrentie slaapt nooit. Toch is Microsofts besturingssysteem Windows voor de overgrote meerderheid van de gebruikers (vooral in Duitsland) nog steeds het summum als het gaat om toepassingen op de pc. Velen staan echter voor de vraag wanneer ze een nieuw systeem aanschaffen: Windows 10 Home of Windows 10 Pro – wat zijn de respectieve voor- en nadelen? Het volgende artikel beschrijft welke van de Windows 10-versies de juiste is, wat 32-bits of 64-bits inhoudt en alles wat er nog meer te weten valt.
Windows 10 versies in vergelijking
Om er effectief achter te komen welke van de vele Windows 10-versies bij jou past, is het de moeite waard om eerst te kijken naar de benamingen van de verschillende edities.
- Onderwijs is een aanbod voor onderwijsinstellingen. Deze Windows 10-versie bevat onderwijsspecifieke standaardinstellingen.
- Mobiel is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten zoals tablets en smartphones.
- Thuis is de standaard, die over het algemeen ideaal is voor privégebruikers.
- Pro is geschikt voor bedrijven of freelancers die uitgebreidere professionele tools nodig hebben voor hun werk.
De concurrentie slaapt nooit. Toch is Microsofts besturingssysteem Windows voor de overgrote meerderheid van de gebruikers (vooral in Duitsland) nog steeds het summum als het gaat om toepassingen op de pc. Velen staan echter voor de vraag wanneer ze een nieuw systeem aanschaffen: Windows 10 Home of Windows 10 pro – wat zijn de respectieve voor- en nadelen? Het volgende artikel beschrijft welke van de Windows 10-versies de juiste is, wat 32-bit of 64-bit inhoudt en alles wat er nog meer te weten valt.
Windows 10 versies in vergelijking
Om er effectief achter te komen welke van de vele Windows 10-versies bij jou past, is het de moeite waard om eerst te kijken naar de benamingen van de verschillende edities.
- Onderwijs is een aanbod voor onderwijsinstellingen. Deze Windows 10-versie bevat onderwijsspecifieke standaardinstellingen.
- Mobiel is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten zoals tablets en smartphones.
- Thuis is de standaard, die over het algemeen ideaal is voor privégebruikers.
- Pro is geschikt voor bedrijven of freelancers die uitgebreidere professionele tools nodig hebben voor hun werk.
Heb ik 32 bit of 64 bit nodig?
Of Microsoft Office 32 of 64 bit nodig is, hangt helemaal af van hoe geschikt je pc is – voor de Windows 10-versies speelt dit voorlopig een ondergeschikte rol. Oudere modellen – waaronder Windows-tablets die al wat ouder worden – hebben echter vaak te weinig kracht of helemaal geen 64-bits processor. Hier is natuurlijk een Windows 10 home 32-bit versie Pro aan de orde van de dag. De 64-bit processor is vooral interessant voor een werkgeheugen van 4 GB of meer. Want alleen daarmee kan het geheugen voor Windows 10 home 64 bit effectief worden gebruikt. Nieuwere computers hebben meestal de krachtige processor.
Hoe kom je erachter of je Windows Home 32 bit of Windows Home 64 bit kunt gebruiken?
In Windows 7 en Windows Vista moet je „Prestatiegegevens en hulpmiddelen“ invoeren bij het zoeken via de knop „Configuratiescherm“ . In de invoer klikt men vervolgens op „Details weergeven en afdrukken“ of op „Gedetailleerde prestatie- en systeeminformatie weergeven en afdrukken“, afhankelijk van de versie. Het item „Systeemtype > Systeem“ laat dan zien welk besturingssysteem de pc momenteel draait en of Windows Home 32 Bit of Windows Home 64 Bit en ook Microsoft Office 32 of 64 Bit kunnen worden gebruikt.
Kopafbeelding: © piter2121, stock.adobe.com