Microsoft Outlook-handtekening wijzigen - snel en gemakkelijk uitgelegd!

Hoe verander je de Outlook handtekening? Vroeger, toen alle brieven nog op papier werden verstuurd, mocht de zogenaamde afscheidsformule onder geen beding ontbreken. Iets als „Met vriendelijke groeten“ of „Hoogachtend“ en een persoonlijke handtekening was een must. Maar wie zegt eigenlijk dat dit vandaag de dag niet meer zou mogen in e-mailcorrespondentie? Als je met Microsoft Outlook werkt, bijvoorbeeld in Windows 11 of Windows 11 Home, kun je eenvoudig een Outlook-handtekening maken en deze op elk moment wijzigen.

Moet ik een Outlook-handtekening maken?

Dat hangt ervan af of je een puur persoonlijke of een zakelijke e-mail schrijft. In de zakelijke sector is een handtekening sinds 2007 verplicht voor e-mails. Dit betekent dat voor zelfstandigen, freelancers of bedrijven, zodra ze een factuur of offerte per e-mail versturen, dezelfde informatie als in een impressum moet worden opgenomen als afzenderinformatie. Deze minimumgegevens zijn verplicht:

  • Naam van het bedrijf
  • volledige naam van de eigenaar
  • adres voor betekening

Gelukkig kan dit bijna in een handomdraai met Microsoft Outlook 2021. En een mooi bedrijfslogo, een kant-en-klare handtekening of zelfs een portret van de afzender kunnen ook vrij eenvoudig worden geïntegreerd wanneer je de Outlook-handtekening wilt maken.

En dit is hoe het wordt gedaan

In de volledige versie van Microsoft Outlook 2019 Multilanguage met het besturingssysteem Windows 11 Pro of Windows 11 Pro N kunnen handtekeningen bijvoorbeeld automatisch worden toegevoegd aan alle uitgaande e-mails. Het is ook mogelijk om een handtekening toe te voegen aan individuele e-mails. Als je een Outlook-handtekening wilt wijzigen, ga je op dezelfde manier te werk:

  • Open eerst een nieuw e-mailbericht.
  • Selecteer de optie„Handtekening“ in het menu „Bericht „.
  • Selecteer onder „Handtekening bewerken“de optie „Nieuw“.
  • Geef de handtekening een naam in het dialoogvenster „Nieuwe handtekening“.
  • Gebruik „Handtekening bewerken“ om de persoonlijke afscheidsformule te schrijven. Het lettertype, de lettergrootte, de tekstuitlijning en de kleur kunnen eenvoudig worden gespecificeerd. Als u de Outlook-handtekening later wilt wijzigen, kan elk afzonderlijk punt ook later worden bewerkt.
  • Selecteer met de optie„Standaardhandtekening selecteren“ in het vervolgkeuzemenu „E-mailaccount“ eerst de overeenkomstige account waaraan de handtekening moet worden toegewezen.

Tip: Elk e-mailaccount in Outlook, bijvoorbeeld in Windows 11 Education, kan zijn eigen individuele handtekening krijgen. Hoe individueler en specifieker deze zijn, hoe persoonlijker de ontvangers zich aangesproken voelen. In een zakelijke context kan dit een professioneler effect hebben.

  • Als alle berichten een handtekening moeten krijgen, selecteert u een van de handtekeningen in het vervolgkeuzemenu „Nieuwe berichten“ .
  • Als je niet wilt dat alle nieuwe berichten automatisch een handtekening krijgen, klik je gewoon op (geen)
  • Als de handtekening ook getoond moet worden op antwoordberichten of vooruitgestuurde berichten, selecteer dan een geschikte handtekening onder„Antwoorden/Voorgaande berichten“.
  • Als dit niet nodig is, selecteer dan de standaardoptie ( geen).

Handtekening handmatig één voor één toevoegen

Als je hebt besloten om niet automatisch een handtekening aan elke e-mail toe te voegen, kun je nog steeds achteraf een handtekening, adres, afbeelding, enz. aan individuele e-mails toevoegen. Selecteer een individuele e-mail en kies de optie „Handtekening“ op het tabblad „Bericht“. In het vervolgmenu kan nu elke aangemaakte handtekening worden geselecteerd om onder het individuele bericht te worden weergegeven.

Afbeelding, logo en handtekening toevoegen

Met Microsoft Outlook kan ook een handtekening met afbeeldingen worden gemaakt of de Outlook-handtekening kan dienovereenkomstig worden gewijzigd onder Windows 11 Enterprise en Windows 11 Pro for Workstation.

  • Selecteer hiervoor Handtekening> Handtekeningen in een nieuwe e-mail.
  • Klik in het veld „Handtekening selecteren om te bewerken„ op de handtekening die moet worden voorzien van een logo, een afbeelding of van de gedigitaliseerde handtekening (als afbeelding).
  • Selecteer nu een overeenkomstig afbeeldingsbestand op de pc met het pictogram Afbeelding en koppel het aan de handtekening door op „Invoegen“ te klikken.
  • Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding onder het tabblad „Grootte“ om de oppervlakte van de afbeelding aan te passen.

Tip: Als het selectievakje „Beeldverhouding vergrendelen“ is ingeschakeld, blijven de beeldverhoudingen behouden.

Kopafbeelding: ©monticellllo, stock.adobe.com