Outlook, Word en Excel koppelen

Outlook, Word en Excel koppelen - zo werkt het!

In dit artikel laten we je zien hoe je Microsoft Outlook, Word en Excel kunt koppelen. Of het nu voor privé- of zakelijk gebruik is – de Office Suite op de pc vergemakkelijkt veel werkprocessen en maakt een nette presentatie van een grote verscheidenheid aan documenten mogelijk. Microsoft Word kan worden gebruikt om opgemaakte teksten te maken, Microsoft Excel is het topprogramma voor spreadsheets, berekeningen en gegevensverwerking. En tot slot wordt Microsoft Outlook gebruikt om alle e-mails te beheren en afspraken te organiseren met behulp van de geïntegreerde agenda.

Word en Excel koppelen

In het dagelijkse kantoorleven is het vaak nodig om een tabel te integreren in een Microsoft Word-document. Deze kan ofwel in het programma zelf worden gemaakt – of eenvoudig worden gekoppeld aan een tabel in Microsoft Excel. Om dit te doen, open je eerst het overeenkomstige Excel-bestand. Markeer nu de tabel of individuele secties van de tabel en kopieer ze met het toetsenbordcommando „CTRL+C“. Open vervolgens het Microsoft Word-document waarin de tabel of delen ervan moeten worden ingevoegd. Plaats nu de cursor op de plaats waar de tabel moet verschijnen. Met het toetsenbordcommando „CTRL+V“ kun je de tabel nu precies daar plaatsen. Het nadeel is echter dat je de tabel nu alleen kunt wijzigen met de functies van Microsoft Word. Het is handiger om een Excel-koppeling in Word te kunnen invoegen. Hoe Word koppelen met Excel:

Selecteer eerst de bijbehorende tabel in Microsoft Excel en kopieer deze met de sneltoets.
Klik in het Microsoft Word-document op de pijl onder „Invoegen“ in het tabblad „Start“ en selecteer „Inhoud invoegen“ in het vervolgkeuzemenu.
Klik in het nieuwe venster op „Koppeling invoegen“.
Selecteer vervolgens „Microsoft Excel-werkmapobject“ in het menuvenster en bevestig met „Ok“.
Wijzigingen die nu zijn aangebracht in de tabel in Microsoft Excel verschijnen automatisch in het Microsoft Word-document.

Microsoft Outlook koppelen met Word en Excel

Met een Microsoft account is het eenvoudig om de functies van alle drie de tools te harmoniseren. Zo kunnen niet alleen Excel-koppelingen in Word worden ingevoegd. Maar ook taken, afspraken en wijzigingen kunnen door verschillende medewerkers op verschillende eindapparaten worden bekeken. De eerste stap is het voorbereiden van de werkbalk voor snelle toegang.

Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een symbool in de werkbalk.
Selecteer de optie „Werkbalk voor snelle toegang aanpassen“. Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend (afhankelijk van het geselecteerde programma in Microsoft Word of Microsoft Excel).
Selecteer in het item „Werkbalk Snelle toegang“ in de navigatiebalk in het lijstveld „Opdrachten selecteren“ het item „Opdrachten die niet in het lint zijn opgenomen“.
Klik op „Microsoft Outlook-taak maken“ in de lijst en activeer het.

Een van de voordelen van deze optie is dat het document dat via Microsoft Outlook wordt verzonden op de oorspronkelijke pc blijft. Voordat het wordt verzonden, kan het worden „vrijgegeven“ of „vergrendeld“ zodat bewerken door anderen wordt voorkomen of mogelijk wordt gemaakt. Op deze manier kunnen taken snel en zonder moeite worden verdeeld door van programma te wisselen. Het is zinvol om taken te verdelen als er bijvoorbeeld aan een Word-document of een Excel-spreadsheet wordt gewerkt. En de medewerker moet bijvoorbeeld op de hoogte worden gebracht van een actuele wijziging van de deadline. Dan hoeft deze nieuwe taak niet eerst te worden aangemaakt in Microsoft Outlook. In plaats daarvan kan hij direct worden weergegeven in het document waaraan wordt gewerkt. Als er geen andere taken aan het document zijn gekoppeld, kan het naar alle of afzonderlijke contactpersonen uit het adresboek in Outlook worden verzonden – zonder dat het programma hoeft te worden gewijzigd. Nieuwe ontvangers kunnen ook op elk moment worden toegevoegd met de tabelfunctie.

Tip: Werken met markeerstiften in Microsoft Word-documenten

Als meerdere mensen samenwerken aan een Microsoft Word-document, is het zinvol om bijzonder belangrijke tekstpassages te markeren met markeerders. Dergelijke markeringen maken het mogelijk om bepaalde tekstgedeelten snel terug te vinden, vooral in een uitgebreid document of een gedeelde map die is gedeeld met Outlook. Eerder niet betrokken contactpersonen kunnen hier dan bijvoorbeeld als taak verder aan werken of wijzigingen aanbrengen.

Header Image: © Prima91, stock.adobe.com

by Blitzhandel24

Excel-spreadsheet automatisch sorteren - zo doe je dat!

Excel spreadsheet automatisch sorteren - zo doe je dat!

Het Excel spreadsheetprogramma – bijvoorbeeld Microsoft Excel 2010 in Microsoft Office 365 – is ongelooflijk veelzijdig. De belangrijkste functie is waarschijnlijk het maken van tabellen. Maar afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan dit al snel behoorlijk verwarrend worden. Om dit te voorkomen, is het zinvol om het programma de Excel-tabel te laten sorteren. Er zijn verschillende opties beschikbaar, die we hier nader zullen toelichten.

Waarom zou je een Excel-tabel sorteren?

Voor een goede analyse van gegevens is het belangrijk om ze te kunnen sorteren in een Excel-tabel. In Microsoft Excel 2010 zijn verschillende sorteeropties beschikbaar, zoals het sorteren van Excel-rijen of het sorteren van Excel-kolommen. Een fijnere sortering van individuele gegevens is ook mogelijk. Gegevens kunnen bijvoorbeeld worden gesorteerd op getallen, op datum en tijd, op formaat of alfabetisch om gegevens visueel sneller vast te leggen en te begrijpen en om ze effectief te organiseren.

Excel-rijen sorteren

Als je een Excel-tabel wilt sorteren, begin je vaak met het sorteren van Excel-rijen. Dit kan eenvoudig in slechts vier stappen:

Ga in een geopend Excel-document naar het tabblad „Gegevens“ en klik op de knop „Sorteren“.
Er verschijnt een nieuw venster, selecteer „Opties“.
Klik vervolgens onder „Uitlijning“ op de optie „Rijen sorteren“ en bevestig met „OK“.
Selecteer onder „Kolom“ een kolom met naam voor het sorteren van Excel-rijen en selecteer eventueel onder „Volgorde“ welke waarde moet worden gebruikt voor het sorteren van de Excel-tabel. Druk vervolgens op „OK“.

Excel-kolommen sorteren

Selecteer eerst het bereik dat je in Excel wilt sorteren.
Je hebt nu toegang tot het sorteerdialoogvenster via het tabblad „Gegevens – Sorteren“.
Selecteer in het dialoogvenster „Sorteren“ in Microsoft Excel 2010 de optie „Gegevens“ in de groep „Sorteren en filteren“.
Klik in het venster „Sorteren“ op „Opties“ en activeer „Kolommen sorteren“ in het volgende dialoogvenster.
Selecteer nu in het vervolgkeuzemenu onder „Rij“ de rij waarop Excel de kolommen moet sorteren en bevestig met „OK“.

Excel-tabel alfabetisch sorteren

Als je bijvoorbeeld te maken hebt met personeels- of ledenlijsten, kun je een Excel-tabel ook alfabetisch sorteren voor meer duidelijkheid. Hiervoor zijn de volgende stappen nodig:

Selecteer de tabel die je alfabetisch wilt laten sorteren door Excel. Markeer de koppen van de kolommen en rijen niet!
Selecteer de optie „Sorteren“ in het menu „Gegevens“.
Selecteer in het venster de kolom die de Excel-tabel moet sorteren en klik op de bijbehorende optie onder „Volgorde“.
Bevestig met „OK“.

Dit is ook mogelijk: Excel-tabel verplaatsen

Normaal gesproken neemt Microsoft Excel 2010 alle gegevens inclusief formules en waarden en opmaak over wanneer rijen en kolommen worden verplaatst of gekopieerd. Echter, de celverwijzing wordt niet aangepast in het geval van een formule in de cel – er verschijnt een foutmelding in de verplaatste of gekopieerde cel. Als dit gebeurt, moeten de verwijzingen handmatig opnieuw worden ingevoerd. Anders kunnen echter alle kolommen en rijen in een Excel-tabel eenvoudig worden verplaatst met de volgende stappen. De eenvoudigste manier:

Selecteer eerst de cel, rij of kolom die verplaatst of gekopieerd moet worden.
Selecteer nu „Knippen“ of „Kopiëren“ op het tabblad „Start“. De toetsencombinaties „CTRL+X“ voor knippen en „CTRL+C“ voor kopiëren zijn sneller.
Klik met de rechtermuisknop onder of rechts van de nieuwe positie van een cel of kolom.
Om te verplaatsen, klik je op „Knipcellen plakken“.
Om te kopiëren klik je op „Gekopieerde cellen plakken“. De snelkoppeling via de toetsen hiervoor is „CTRL+V“.

De Excel-tabel verplaatsen met de muis

Gebruik je liever de muis om de Excel-tabel te sorteren, ga dan als volgt te werk:

Markeer kolom of rij om te verplaatsen of kopiëren
Verplaatsen: Beweeg de cursor naar de rand van de geselecteerde rijen of kolommen totdat deze verandert in een verplaatsingsaanwijzer. Houd de muisknop ingedrukt en sleep de geselecteerde elementen naar de nieuwe positie.
Kopiëren: Houd de CTRL-toets ingedrukt en verplaats de cursor naar de rand van de selectie. Wanneer de kopieeraanwijzer (witte pijl) verschijnt, sleep je de selectie naar de nieuwe positie. Het is essentieel om de CTRL-toets ingedrukt te houden!