Outlook, Word en Excel koppelen - zo werkt het!

In dit artikel laten we je zien hoe je Microsoft Outlook, Word en Excel kunt koppelen. Of het nu voor privé- of zakelijk gebruik is – de Office Suite op de pc vergemakkelijkt veel werkprocessen en maakt een nette presentatie van een grote verscheidenheid aan documenten mogelijk. Microsoft Word kan worden gebruikt om opgemaakte teksten te maken, Microsoft Excel is het topprogramma voor spreadsheets, berekeningen en gegevensverwerking. En tot slot wordt Microsoft Outlook gebruikt om alle e-mails te beheren en afspraken te organiseren met behulp van de geïntegreerde agenda.

Word en Excel koppelen

In het dagelijkse kantoorleven is het vaak nodig om een tabel te integreren in een Microsoft Word-document. Deze kan ofwel in het programma zelf worden gemaakt – of eenvoudig worden gekoppeld aan een tabel in Microsoft Excel. Om dit te doen, open je eerst het overeenkomstige Excel-bestand. Markeer nu de tabel of individuele secties van de tabel en kopieer ze met het toetsenbordcommando „CTRL+C“. Open vervolgens het Microsoft Word-document waarin de tabel of delen ervan moeten worden ingevoegd. Plaats nu de cursor op de plaats waar de tabel moet verschijnen. Met het toetsenbordcommando „CTRL+V“ kun je de tabel nu precies daar plaatsen. Het nadeel is echter dat je de tabel nu alleen kunt wijzigen met de functies van Microsoft Word. Het is handiger om een Excel-koppeling in Word te kunnen invoegen. Hoe Word koppelen met Excel:

  • Selecteer eerst de bijbehorende tabel in Microsoft Excel en kopieer deze met de sneltoets.
  • Klik in het Microsoft Word-document op de pijl onder „Invoegen“ in het tabblad „Start“ en selecteer „Inhoud invoegen“ in het vervolgkeuzemenu.
  • Klik in het nieuwe venster op „Koppeling invoegen“.
  • Selecteer vervolgens „Microsoft Excel-werkmapobject“ in het menuvenster en bevestig met „Ok“.
  • Wijzigingen die nu zijn aangebracht in de tabel in Microsoft Excel verschijnen automatisch in het Microsoft Word-document.

Microsoft Outlook koppelen met Word en Excel

Met een Microsoft account is het eenvoudig om de functies van alle drie de tools te harmoniseren. Zo kunnen niet alleen Excel-koppelingen in Word worden ingevoegd. Maar ook taken, afspraken en wijzigingen kunnen door verschillende medewerkers op verschillende eindapparaten worden bekeken. De eerste stap is het voorbereiden van de werkbalk voor snelle toegang.

  • Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een symbool in de werkbalk.
  • Selecteer de optie „Werkbalk voor snelle toegang aanpassen“. Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend (afhankelijk van het geselecteerde programma in Microsoft Word of Microsoft Excel).
  • Selecteer in het item „Werkbalk Snelle toegang“ in de navigatiebalk in het lijstveld „Opdrachten selecteren“ het item „Opdrachten die niet in het lint zijn opgenomen“.
  • Klik op „Microsoft Outlook-taak maken“ in de lijst en activeer het.

Een van de voordelen van deze optie is dat het document dat via Microsoft Outlook wordt verzonden op de oorspronkelijke pc blijft. Voordat het wordt verzonden, kan het worden „vrijgegeven“ of „vergrendeld“ zodat bewerken door anderen wordt voorkomen of mogelijk wordt gemaakt. Op deze manier kunnen taken snel en zonder moeite worden verdeeld door van programma te wisselen. Het is zinvol om taken te verdelen als er bijvoorbeeld aan een Word-document of een Excel-spreadsheet wordt gewerkt. En de medewerker moet bijvoorbeeld op de hoogte worden gebracht van een actuele wijziging van de deadline. Dan hoeft deze nieuwe taak niet eerst te worden aangemaakt in Microsoft Outlook. In plaats daarvan kan hij direct worden weergegeven in het document waaraan wordt gewerkt. Als er geen andere taken aan het document zijn gekoppeld, kan het naar alle of afzonderlijke contactpersonen uit het adresboek in Outlook worden verzonden – zonder dat het programma hoeft te worden gewijzigd. Nieuwe ontvangers kunnen ook op elk moment worden toegevoegd met de tabelfunctie.

Tip: Werken met markeerstiften in Microsoft Word-documenten

Als meerdere mensen samenwerken aan een Microsoft Word-document, is het zinvol om bijzonder belangrijke tekstpassages te markeren met markeerders. Dergelijke markeringen maken het mogelijk om bepaalde tekstgedeelten snel terug te vinden, vooral in een uitgebreid document of een gedeelde map die is gedeeld met Outlook. Eerder niet betrokken contactpersonen kunnen hier dan bijvoorbeeld als taak verder aan werken of wijzigingen aanbrengen.

Header Image: © Prima91, stock.adobe.com