Excel spreadsheet automatisch sorteren - zo doe je dat!

Het Excel spreadsheetprogramma – bijvoorbeeld Microsoft Excel 2010 in Microsoft Office 365 – is ongelooflijk veelzijdig. De belangrijkste functie is waarschijnlijk het maken van tabellen. Maar afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan dit al snel behoorlijk verwarrend worden. Om dit te voorkomen, is het zinvol om het programma de Excel-tabel te laten sorteren. Er zijn verschillende opties beschikbaar, die we hier nader zullen toelichten.

Waarom zou je een Excel-tabel sorteren?

Voor een goede analyse van gegevens is het belangrijk om ze te kunnen sorteren in een Excel-tabel. In Microsoft Excel 2010 zijn verschillende sorteeropties beschikbaar, zoals het sorteren van Excel-rijen of het sorteren van Excel-kolommen. Een fijnere sortering van individuele gegevens is ook mogelijk. Gegevens kunnen bijvoorbeeld worden gesorteerd op getallen, op datum en tijd, op formaat of alfabetisch om gegevens visueel sneller vast te leggen en te begrijpen en om ze effectief te organiseren.

Excel-rijen sorteren

Als je een Excel-tabel wilt sorteren, begin je vaak met het sorteren van Excel-rijen. Dit kan eenvoudig in slechts vier stappen:

  1. Ga in een geopend Excel-document naar het tabblad „Gegevens“ en klik op de knop „Sorteren“.
  2. Er verschijnt een nieuw venster, selecteer „Opties“.
  3. Klik vervolgens onder „Uitlijning“ op de optie „Rijen sorteren“ en bevestig met „OK“.
  4. Selecteer onder „Kolom“ een kolom met naam voor het sorteren van Excel-rijen en selecteer eventueel onder „Volgorde“ welke waarde moet worden gebruikt voor het sorteren van de Excel-tabel. Druk vervolgens op „OK“.

Excel-kolommen sorteren

  • Selecteer eerst het bereik dat je in Excel wilt sorteren.
  • Je hebt nu toegang tot het sorteerdialoogvenster via het tabblad „Gegevens – Sorteren“.
  • Selecteer in het dialoogvenster „Sorteren“ in Microsoft Excel 2010 de optie „Gegevens“ in de groep „Sorteren en filteren“.
  • Klik in het venster „Sorteren“ op „Opties“ en activeer „Kolommen sorteren“ in het volgende dialoogvenster.
  • Selecteer nu in het vervolgkeuzemenu onder „Rij“ de rij waarop Excel de kolommen moet sorteren en bevestig met „OK“.

Excel-tabel alfabetisch sorteren

Als je bijvoorbeeld te maken hebt met personeels- of ledenlijsten, kun je een Excel-tabel ook alfabetisch sorteren voor meer duidelijkheid. Hiervoor zijn de volgende stappen nodig:

  • Selecteer de tabel die je alfabetisch wilt laten sorteren door Excel. Markeer de koppen van de kolommen en rijen niet!
  • Selecteer de optie „Sorteren“ in het menu „Gegevens“.
  • Selecteer in het venster de kolom die de Excel-tabel moet sorteren en klik op de bijbehorende optie onder „Volgorde“.
  • Bevestig met „OK“.

Dit is ook mogelijk: Excel-tabel verplaatsen

Normaal gesproken neemt Microsoft Excel 2010 alle gegevens inclusief formules en waarden en opmaak over wanneer rijen en kolommen worden verplaatst of gekopieerd. Echter, de celverwijzing wordt niet aangepast in het geval van een formule in de cel – er verschijnt een foutmelding in de verplaatste of gekopieerde cel. Als dit gebeurt, moeten de verwijzingen handmatig opnieuw worden ingevoerd. Anders kunnen echter alle kolommen en rijen in een Excel-tabel eenvoudig worden verplaatst met de volgende stappen. De eenvoudigste manier:

  • Selecteer eerst de cel, rij of kolom die verplaatst of gekopieerd moet worden.
  • Selecteer nu „Knippen“ of „Kopiëren“ op het tabblad „Start“. De toetsencombinaties „CTRL+X“ voor knippen en „CTRL+C“ voor kopiëren zijn sneller.
  • Klik met de rechtermuisknop onder of rechts van de nieuwe positie van een cel of kolom.
  • Om te verplaatsen, klik je op „Knipcellen plakken“.
  • Om te kopiëren klik je op „Gekopieerde cellen plakken“. De snelkoppeling via de toetsen hiervoor is „CTRL+V“.

De Excel-tabel verplaatsen met de muis

Gebruik je liever de muis om de Excel-tabel te sorteren, ga dan als volgt te werk:

  • Markeer kolom of rij om te verplaatsen of kopiëren
  • Verplaatsen: Beweeg de cursor naar de rand van de geselecteerde rijen of kolommen totdat deze verandert in een verplaatsingsaanwijzer. Houd de muisknop ingedrukt en sleep de geselecteerde elementen naar de nieuwe positie.
  • Kopiëren: Houd de CTRL-toets ingedrukt en verplaats de cursor naar de rand van de selectie. Wanneer de kopieeraanwijzer (witte pijl) verschijnt, sleep je de selectie naar de nieuwe positie. Het is essentieel om de CTRL-toets ingedrukt te houden!

Kopfoto: © Yu_photo, stock.adobe.com