Microsoft Office - hoe je je privacy kunt verbeteren

Privégebruikers, maar vooral werknemers in bedrijven, moeten aandacht besteden aan gegevensbescherming en hun privacy beschermen als ze werken met Microsoft Office 2019 Home and Student of Home & Business of Microsoft Office 2019 Professional. Het bedrijf biedt zelf verschillende opties precies voor dit doel. Dus als je een nieuwe Microsoft Office is het goed om deze tips op te volgen.

Microsoft Office kopen - deze versies zijn beschikbaar

De verschillende Microsoft Office 365 opties zijn subscription-only systemen. De situatie is anders met Microsoft Office 2019. Hier worden de verschillende pakketten aangeboden voor eenmalige aankoop.

Deze functies zijn inbegrepen in de versies:

Microsoft Office 2019 Thuis en Studenten is de slankste versie van allemaal. Deze bevat alleen de basistoepassingen Word voor tekstverwerking en tekstopmaak, Excel voor spreadsheets en berekeningen, en PowerPoint voor presentaties. Microsoft Office 2019 Home & Business is zowel geschikt voor particuliere gebruikers als voor kleine bedrijven en zelfstandigen. Naast de basistoepassingen bevat dit pakket ook Outlook, de organizer voor kantoor, waarmee e-mails kunnen worden aangemaakt die met de geïntegreerde agenda direct kunnen worden georganiseerd, bijvoorbeeld voor vergaderingen of afspraken. Microsoft Office 2019 Professional is – zoals de naam al doet vermoeden – bedoeld voor professioneel gebruik in bedrijven. Deze versie overtuigt onder andere met twee extra functies: Publisher is de lay-outsoftware waarmee publicaties zoals flyers, brochures, uitnodigingen, catalogi en dergelijke professioneel kunnen worden gemaakt. Access maakt het mogelijk om databasetoepassingen te maken en te beheren. De databases kunnen worden gemaakt als apps voor de pc of als applicaties voor de browser en kunnen na voltooiing gemakkelijk toegankelijk worden gemaakt voor anderen.

Gegevens beschermen in Microsoft Office 2019

PC-toepassingen moeten veilig zijn en het niet gemakkelijk maken voor toegang van buitenaf. Het beschermen van gegevens en het waarborgen van privacy heeft daarom de hoogste prioriteit! Microsoft biedt hiervoor zowel lokale instellingsopties als groepsbeleid, waarmee de instellingen voor beveiliging lokaal worden uitgevoerd. Het eerste wat u moet doen is de cloudverbinding controleren. Als er bijvoorbeeld gevoelige gegevens worden opgeslagen in OneDrive, kan de gegevensbeveiliging snel worden geschonden. De controle vindt plaats onder het menu-item „Account“ in het tabblad „Bestand“. Hier kun je zien welk gebruikersaccount een gebruiker gebruikt en voor welke cloudopslagkoppelingen er bestaan. Daarnaast bepalen de beleidsregels welke beveiligingsinstellingen van toepassing moeten zijn op Microsoft Office 2019. Let op: Office 2016 verschijnt vaak als de huidige versie in de instellingen. Deze opmerking kan worden genegeerd, omdat Microsoft Office 2019 exact dezelfde configuraties bevat. De instellingen hiervoor worden gemaakt via

  1. Computerconfiguratie
  2. Beleid
  3. Administratieve sjablonen en gebruikersconfiguratie
  4. Beleid
  5. Administratieve sjablonen
  6. Microsoft Office 2016
  7. Beveiligingsinstellingen

Zie [/vc_column_text ]

voor meer privacy- en gegevensbeschermingsinstellingen

  1. Gebruikersconfiguratie
  2. Beleid
  3. Administratieve sjablonen en gebruikersconfiguratie
  4. Beleid
  5. Administratieve sjablonen
  6. Microsoft Office 2016
  7. Privacy
  8. Vertrouwenscentrum

Niet alleen de centrale instellingen voor alle Office-programma’s spelen een rol, maar ook de beveiliging voor afzonderlijke programma’s. Hiervoor zijn er per applicatie submappen waarmee de beveiliging van dit programma kan worden verbeterd. Speciale aandacht verdient Outlook. De instelling hiervoor is te vinden onder

  1. Gebruikersconfiguratie
  2. Beleid
  3. Administratieve sjablonen
  4. Microsoft Outlook 2016
  5. Beveiliging
  6. Vertrouwenscentrum

De instellingen Beveiliging / Automatisch downloaden van afbeeldingen beperken bepalenhoe Outlook te werk moet gaan bij het downloaden van afbeeldingen van internet.

Denk ook aan de macro's voor bescherming!

Vooral voor netwerken zijn macro’s (aaneenschakelingen van commando’s in een toepassingsprogramma) een niet te onderschatten gevaar. De reden: Office-programma’s voeren acties uit via een externe code. Dit creëert de mogelijkheid dat gegevens kunnen worden bekeken of zelfs gestolen door onbevoegden. Het Trust Centre biedt configuratieopties die bepalen hoe Office moet reageren. Alles hierover is te vinden onder het menu-item Macro-instellingen. Als macro’s geen handtekening hebben, worden ze door Office-programma’s geblokkeerd. Voor groepsbeleid moeten de instellingen hiervoor worden gemaakt met de volgende stappen:

  1. Gebruikersconfiguratie
  2. Beleid
  3. Administratieve sjablonen
  4. Microsoft Office 2016

Let op: Voor elke Office-applicatie moeten aparte instellingen worden gemaakt.

Privacy-instellingen in het vertrouwenscentrum

Het vertrouwenscentrum is toegankelijk via het tabblad Bestand en het menuonderdeel Opties. Onder Instellingen voor het Trust Center vind je de menuoptie Privacyopties. Hier kun je verdere instellingen voor gegevensbescherming maken die van toepassing zijn op alle Office-programma’s. Deze omvatten onder andere de selectie van diagnostische gegevens die naar Microsoft worden verzonden of individuele instellingen voor het account en de lokale installatie van Microsoft Office 2019. Tip: De documentcontrole kan worden gebruikt om te bepalen of er gegevens verborgen zijn in een document dat niet bedoeld is voor de ontvanger.

Virussen tegengaan

Als je een nieuwe Microsoft Office wilt kopen, moet je ook nadenken over aanvallen op je gegevens en privacy van buitenaf. Zoals beste virusbescherming voor Windows is Microsoft Defender Antivirus. Het programma scoort met uitgebreide realtime bescherming tegen virussen, malware en spyware in e-mails, apps, de cloud en downloads van internet.

Headerafbeelding: ©MicroOne, stock.adobe.com