PowerPoint: Bewerk de Excel-koppeling zonder problemen

Iedereen die met Microsoft Office 2021 of Microsoft 365 werkt, heeft er waarschijnlijk wel eens over gehoord: je moet macro’s activeren om effectiever te kunnen werken. Vooral Microsoft Word en Microsoft Excel worden verondersteld hiervan te profiteren. Maar veel mensen weten niet wat deze onheilspellende macro’s eigenlijk zijn en hoe ze te activeren. Voor al die mensen hebben we hier onze instructies.

Wat zijn macro’s in Microsoft Word en Microsoft Excel?

Macro’s zijn commando’s op de pc die werkprocessen die telkens opnieuw worden uitgevoerd, enorm vergemakkelijken en versnellen. Dit betekent dat macro’s in bijvoorbeeld Microsoft Word of Microsoft Excel deze opdrachten opslaan en automatisch beschikbaar maken wanneer nodig met een simpele muisklik. Zulke terugkerende instructies of opdrachten worden met behulp van macro’s uitgevoerd via de muis of samen via een toetscombinatie. In Excel-spreadsheets kunnen gegevens bijvoorbeeld snel worden georganiseerd, geformatteerd en geïmporteerd door op een gedefinieerd symbool te klikken of door een specifieke toetscombinatie te gebruiken. Of steeds terugkerende zinnen in correspondentie, zoals „Hoogachtend“, hoeven niet onder de brief te worden getypt, maar kunnen met een macro automatisch onder elke brief worden ingevoegd. Een eenmaal geschreven tekst of een reeks vaak gebruikte opdrachten worden dus automatisch opgenomen of uitgevoerd door de macro’s. Om dit te kunnen doen, moeten ze echter eerst „leren“ welke werkstappen ze moeten opslaan. Je moet de macro’s dus eerst activeren om ermee te kunnen werken.

Macro’s activeren in Microsoft Office 2021

Eerst beslist u of u Excel-macro’s of Word-macro’s wilt activeren. Open vervolgens het gewenste programma in Microsoft Office 2021 of Microsoft 365 en ga als volgt te werk:

  • Ga in Microsoft Word of Microsoft Excel 2010 naar het tabblad Bestand.
  • Selecteer opties.
  • Ga naar de sectie Beveiligingscentrum (Trust Center).
  • Klik op de knop Instellingen voor het Beveiligingscentrum (Trust Centre Settings).
  • Ga nu naar de sectie Instellingen voor macro’s (Macro-instellingen).
  • Klik op Alle macro’s activeren (VBA-macro’s activeren).
  • Bevestig de wijzigingen met OK.

Nu kunnen de macro’s worden geprogrammeerd in Microsoft Excel of Microsoft Word om het werk te vergemakkelijken. Om macro’s te maken, klik je op „Beeld“ bovenaan de Excel-menubalk – helemaal rechts is het macrogebied waar je nieuwe macro’s kunt maken met de functie „Macro opnemen…“. Je kunt elke macro definiëren met de volgende eigenschappen:

  • Macronaam
  • Toetscombinatie waarmee je de macro wilt activeren
  • Macro opslaan in
  • Beschrijving (optioneel)

Excel-macro’s activeren en programmeren

Eerst moeten de macro’s in Microsoft Excel worden geactiveerd zoals hierboven beschreven. Om de individuele geautomatiseerde opdrachten te programmeren, worden de volgende stappen nog uitgevoerd:

  • Klik boven in de menubalk van Excel op „Beeld“.
  • Maak rechts in het macrogebied nieuwe macro’s met de functie „Macro opnemen…“.
  • Elke afzonderlijke macro moet worden gedefinieerd met bepaalde eigenschappen
  • Naam van de macro
  • Toetscombinatie die de macro moet activeren
  • Opslaglocatie voor de macro
  • Indien gewenst, beschrijving van de macro

Word-macro’s activeren met een knop

Word-macro’s kunnen niet alleen via een specifieke toetscombinatie worden geactiveerd, maar ook via een gedefinieerde knop:

  • Ga naar het tabblad „Beeld“ in de menubalk en klik daar op het symbool voor „Macro’s“.
  • Selecteer in het contextmenu de middelste optie „Macro opnemen“.
  • Definieer nu de „Macronaam“.
  • De selectie „Macro opslaan in“ biedt de mogelijkheid om de macro in alle Word-documenten te gebruiken met de selectie „Alle documenten (Normal.dotm)“.
  • Selecteer nu de optie „Knop“ onder „Macro toewijzen“.
  • Klik op de nieuw gemaakte macro („Normal.NewMacros.MacroName“)
  • klik op „Toevoegen“.
  • Met de knop „Wijzigen“ kan de macro nu een symbool en een geschikte naam krijgen.
  • Bevestig met „OK“.

Vanaf nu verschijnt het symbool dat aan de macro is gegeven in de knop boven de menubalk. Als je nu deze of meerdere macro’s wilt activeren, hoef je alleen maar op het bijbehorende symbool op de betreffende tekstpositie te klikken.

Kopfoto: © Gorodenkoff, stock.adobe.com